شنبه, 06 آذر 1400 - Saturday, 27 November 2021
پورتال شهرداری نجف آباد پورتال شهرداری نجف آباد

مدیریت ارتباطات و امور بین الملل


 

سعید محمدی سرپرست ارتباطات و امور بین الملل

 

   ضرورت روابط عمومي در يك سازمان
 كار و زندگي در دنياي به شدت متحول و متغير كنوني، بدون سازمان‌هاي ارتباطي و اطلاعاتي بسختي امكان‌پذير است. مديريت و راهبرد در محيط كار و زندگي نيازمند دانش و اطلاعات كافي براي تصميم‌گيري است. اما اين فضا كمتر اين اطمينان را براي مديران ايجاد مي‌كند. از اين روست كه نقش سازمان‌ها و نهادهاي ارتباطي و اطلاعاتي چون روابط عمومي‌ها اهميت بسزايي در دنياي جديد پيدا مي‌كند. هزاره‌اي كه ما در آن زندگي مي‌كنيم پر است از دگرگوني و تحول در ابعاد و اشكال گوناگون اندازه‌گيري و شتاب آن تقريباً براي ما غيرممكن است. طبيعي است كه سازمان‌هايي كه در اين عصر زندگي مي‌كنند با دشواري‌هاي بسياري روبه‌رو خواهند شد. زيرا با محيطي نامطمئن مواجه هستند. البته اين نمي‌تواند مفهوم و معناي بدي داشته باشد. زيرا هر قدر كه ميزان تغييرات در جامعه‌اي بيشتر شود. در چنين فضايي مديران به اطلاعات بيشتر و روشها و برنامه‌هاي منسجم و مدون‌تري نياز دارند. به هر حال اين تحولات مديران را دچار غافلگيري‌هاي شديد كرده و در اين فضا نقش يك روابط عمومي پويا كه اين تحولات را جزء به جزء دنبال كرده و با برنامه‌ريزي به سمت و سوي صحيح هدايت كند مورد توجه است.

تاريخچة روابط عمومي در جهان
 كاربرد اصطلاح روابط عمومي (Public Relation)  به معناي مصطلح آن براي اولين بار به سال 1897 باز مي‌گردد. اين واژه در سالنامه ادارة اتحاديه راه‌آهن ايالات متحدة آمريكا به كار رفته است. اگرچه از گذشته‌هاي دور پادشاهان و فرمانروايان از برخي روش‌ها و تكنيك‌هاي روابط عمومي بهره مي‌جستند كه شواهد و علائم اين كوششها نشانگر نوعي برقراري ارتباطات و روابط عمومي است. اما تغيير و تحول در روشهاي ارتباطي به صورت مدرن و امروزي آن با تأسيس واحدها و دفاتر روابط
عمومي از آمريكا شروع شد كه طي شش مرحله زمان‌بندي به موقعيت امروزي خود رسيده است.
 از سال 1900 تا 1914 كه با رشد بسيار سريع واحدهاي اقتصادي، توليدي و بازرگاني همراه بود و به موازات آن مبارزه افكار عمومي برعليه مقاصد سودجويانه صاحبان صنايع رشد پيدا كرد. و همين امر صاحبان صنايع و شركتها را به فعاليت‌هاي روابط عمومي جهت جلب افكار عمومي متوجه نمود. در سال 1906 اولين شركت خصوصي خدماتي تحت عنوان روابط عمومي توسط آي وي لي (I-V-Lee) كه فارغ‌التحصيل دانشگاه پريستون و خبرنگار روزنامه نيويورك ورلد بود ايجاد شد كه اين فرد را پدر روابط عمومي در آمريكا مي‌نامند.
 سال‌هاي 1918 تا 1929 به عنوان مرحلة پس از جنگ و رشد بسيار وسيع واحدهاي روابط عمومي، بويژه در زمينه‌هاي اقتصادي و نيز تشكيل نخستين دورة آموزشي روابط عمومي در سال 1923 در دانشگاه نيويورك، كه توسط (ادوارد.ال. برينز) تدريش شد.
 از سال 1929 تا 1939 كه با رشد پيگير، منظم و علمي روابط عمومي‌ها و اعمال كوششهاي فراوان جهت ايجاد توازن و هماهنگي بين منافع فردي و مصالح عامه صورت پذيرفت.
 سال‌هاي 1939 تا 1945 و جنگ جهاني دوم: در اين دوره در كنار كميته اطلاعات عمومي، دولت اقدام به تأسيس ادارة اطلاعات جنگ كرد و برخورداري از روابط عمومي بجز در آمريكا در ساير كشورها چون انگليس، آلمان، فرانسه، هلند و ... هم احساس شد.
 از سال 1945 تاكنون جهان با گسترش بسيار روزافزون واحدهاي روابط عمومي روبرو بوده است و همراه با آن كتاب‌ها و مطالب زياد در زمينة روابط عمومي تأليف شده است. مؤسسات آموزشي روابط عمومي، سازمانهاي سنجش افكار عمومي، انجمنها و اتحاديه‌هاي روابط عمومي و بالاخره رشته هاي تحصيلي دانشگاهي روابط عمومي بوجود آمد و روابط عمومي در تمام دنيا به عنوان يك امر ضروري مورد توجه قرار گرفت.
 
تاريخچة روابط عمومي درايران 
 براي اولين بار در مرداد ماه سال 1332 هجري شمسي در نمودار سازماني شركت سهامي تصفية نفت ايران مستقر در آبادان، اداره‌اي تأسيس شد كه آن را روابط عمومي ناميدند. از سال 1340 به بعد با الگوبرداري از اين شركت، وزارتخانه‌ها و مؤسسات بزرگ ديگر نيز به ترويج واحدهايي به نام‌هاي انتشارات، مطبوعات، تبليغات و اطلاعات كه بعداً همگي به روابط عمومي تغيير نام يافت، پرداختند.
 از سال 1350 ادارات روابط عمومي با شكل و تركيب فعلي و با آيين‌نامه‌ها، اساس‌نامه‌ها و شرح وظايف خاص خود از گسترش بيشتري برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداري و استخدامي كشور و وزارت اطلاعات و جهانگردي وقت‌ (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي) از سال 1354 تشكيلات جديد روابط عمومي در سازمان‌ها به تصويب رسيد و به تدريج رشد و توسعة ادارات روابط عمومي به حدي رسيد كه امروز شاهد ان هستيم كه هر مؤسسه، سازمان، كانون، نهاد و ... داراي روابط عمومي مي‌باشد.
 
تعريف روابط عمومي
 تعاريف متعددي از روابط عمومي موجود است كه هركدام از زاويه خاصي به آن نگريسته است. ما در اينجا به تعدادي از آنها كه توسط صاحب‌نظران برجسته اين رشته مطرح شده است مي‌پردازيم.
              مارستين مي‌گويد: روابط عمومي عبارت است از هنري كه به كمك آن مي‌توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام كارمندان، مشتري‌ها و مردمي كه با آن سروكار دارند قرار داد.
 دكتر حميد نطقي (پدر روابط عمومي ايران) در جايي روابط عمومي را وكيل مدافع سازمان در بيرون و مدعي‌العموم در داخل  سازمان تعريف كرده است.
 ركسي هارلو در تعريف روابط عمومي مي‌گويد، روابط عمومي عبارت از دانشي است كه توسط آن، سازمان‌ها آگاهانه مي‌كوشند به مسئوليت اجتماعي خويش عمل كنند تا بتوانند تفاهم و حمايت كساني را كه براي مؤسسه اهميت دارند، به دست آوردند.
 اسكات‌ام كاتليپ صاحب نظر روابط عمومي در جهان: روابط عمومي، اداره كردن وظايف شناسايي و ايجاد، حفظ و نگهداري روابط مطلوب و برجسته بين سازمان و جامعه است. جامعه‌اي كه توفيق و ناكامي يك سازمان به آن وابسته است.
 لانگ و هازلتون؛ روابط عمومي كاركرد ارتباطي مديريت است كه از طريق آن سازمان‌ها با محيط خود سازگار مي‌شوند، آن را اصلاح مي‌كنند و تغيير مي‌دهند يا آن را حفظ مي‌كنند تا به اهداف سازماني دست يابند.
 تعريف انجمن جهاني روابط عمومي: انجمن جهاني روابط عمومي در ماه مي 1960، تعريف زير را براي روابط عمومي تدوين و تصويب كرد. همين تعريف در نشست سال 1987 مكزيكو، مورد تائيد قرار گرفت.
 
براساس تعاريف ياد شده، مي‌توان ويژگي‌هايي را براي روابط عمومي بر شمرد.
-          روابط عمومي علم و دانشي است
-          كوشش آگاهانه و برنامه‌ريزي شده
-          وسيله جلب نظر، تفاهم و پشتيباني مخاطبان و حفظ و نگهداري آن با استفاده از وسايل مختلف نظير رسانه‌ها
-          بخشي از وظايف مديريت سازمان
-          فعاليتي مبتني بر تحقيق
-          روابط عمومي هنر است
-          توجه به تجزيه و تحليل گرايش‌ها
-          وسيله مشاورة مديران
-          وسيله تغيير در افكار عمومي
-          وسيله اطلاع رساني به مردم
-          وسيله ايجاد ارتباط دوسويه بين سازمان با مخاطب و بالعكس
-          وسيله ايجاد ارتباط اقناعي
 
براساس آنچه كه بيان شد، مي‌توان تعريف كاملي را براي روابط عمومي ارائه داد: روابط عمومي، مجموعه‌اي از عمليات ارتباطي آگاهانه مبتني بر برنامه و تحقيق است كه با استفاده از شيوه‌هاي علمي و هنري به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع يابي از نظرهاي آنان، تجزيه و تحليل گرايش‌هاي مخاطبان و افكار عمومي به منظور گفتگو با آنان براي رسيدن به تفاهم با كاربرد روش‌ها و ابزارهاي ارتباطي نوشتاري، گفتاري، ديداري و شنيداري است.

مدیریت برنامه و بودجه و نوسازی اداری

 

مدیر برنامه و بودجه و نوسازی اداری

شرح وظایف:
1- تهیه گزارش‌های عملکرد از فعالیتهای سازمان
2- طراحی سیستم ارزیابی عملکرد و نظارت و ارزیابی فعالیتها وبرنامه‌ها
3- پیگیری سیاستگذاری و زمینهسازی جهت اجرای کامل آنها
4- تنظیم چارت سازمانی و تدوین شرح وظایف قسمتهای مختلف
5- تهیه و تدوین ضوابط، روشهای اجرایی، دستورالعملها، فرمها و کلیه مستندات مورد نیاز واحدها و بهبود مستمر آنها
6- مطالعه و برنامه ریزی در جهت استقرار نظامهای مدیریتی در سطوح مختلف شهرداری

7- طراحی نظام جامع آماری شهرداری
8- برنامهریزی و بسترسازی در جهت بروزرسانی و توسعه نظام جامع آماری
9- ایجاد فرهنگ سازمانی در خصوص نقش و اهمیت آمار و اطلاعات در شهرداری
10- برنامه‌ریزی و پیگیری‌های لازم جهت مکانیزه شدن فرآیندها و فعالیتهای شهرداری
11- تجزیه و تحلیل سیستم های سازمانی و ارائه راهکارهای بهبود
12- طراحی سیستم کنترل پروژه و ایجاد زیرساختهای لازم جهت جاری سازی سیستم در سطوح مختلف
13- تدوین خطی مشی، برنامههای بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت
14- طراحی سیستم بازخورد استراتژیک و ارزیابی اهداف و برنامههای شهرداری
15- بررسي توجيه اقتصادي واثربخشي طرحهای حوزههای مختلف شهرداری
16- ارتباط بامراجع و موسسات ذيربط به منظور تبادل آمار و اطلاعات
17- ارزشيابي فعاليتهاي مدیریت به منظور بهبود وافزايش سطح كارايي وبهره وري

ارزیابی عملکرد
شرح وظایف:
1. ايجاد و بروزرساني مدلها، الگوها، شاخص‌ها و فرمهاي ارزيابي عملكرد واحدهای ستادی تابعه، معاونتها و شهرداری مناطق طبق شرح وظايف، برنامهها و مأموريتهاي ابلاغي.
2. بررسی و ارائه دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی مربوط به نظارت و ارزیابی عملکرد
3. تنظيم اهداف، مقاصد و استانداردها در سطوح مختلف شهرداری
4. تعیین نیازمندی‌های سیستم جهت دستیابی به اهداف
5. تهیه و تنظیم برنامه سالانه و میان مدت مربوط به ارزیابی با هدف ارتقاء کیفی فعالیت‌های سازمان
6. اجرای دستورالعمل‌های ارزیابی عملکرد
7. تهیه گزارش تحلیلی و قابل ردیابی از نتایج ارزیابی و ارائه به مدیران ارشد
8. نظارت برحسن اجرای برنامه‌های ارزیابی عملکرد در سازمان
9. انجام مطالعات و تحقیقات لازم در خصوص برنامه‌های ارزیابی عملکرد و شاخص‌های مورد عمل در دستگاه اجرایی و ارائه پیشنهادهای لازم
10. مطالعات و پژوهش در مورد جدیدترین یافتهها در حوزه مدلها و روشهای مدیریت عملکرد
11. آموزش مفاهیم و دستورالعملهای مربوط به سیستم ارزیابی عملکرد به پرسنل
12. پیگیری ایجاد زیرساخت لازم جهت پیادهسازی و اجرای برنامههای مدیریت عملکرد
13. جمعآوری اطلاعات و ارزيابي دورهای واحدهای ستادی تابعه، معاونتها و شهرداری مناطق با هدف رفع موانع، مشكلات و ضعف‌ها، تقويت و كارآمدتر نمودن واحدهاي مذكور
14. ارزيابي مستمر روند اجراي طرحها و برنامه‌هاي مصوب واحد‌هاي مختلف سازمان
15. انجام ممیزی و ارائه گزارش‌هاي لازم به مديران ذيربط
16. انجام ساير اموري كه در حدود وظايف و مسئوليت‌هاي تعيين‌شده از جانب مسئول مافوق ارجاع مي‌گردد.

آمار و اطلاعات

شرح وظایف :
1. برنامه‌ریزي به منظور ایجاد بانک اطلاعاتی آماري جامع، به‌روز و‌ کارآمد شهرداري و سازمان‌هاي وابسته
2. جمع‌آوری و ثبت اطلاعات موجود از کلیه واحد‌ها و بروز نمودن آمار از کلیه امکانات نهادهها، نیاز‌ها و عملکرد‌های سازمان جهت ارائه به مدیریت طرح و برنامه
3. ساماندهي آمارهاي ثبتي مربوط به سطوح مختلف شهرداری
4. اعتبارسنجی آمارهای ارائه شده قبل از ثبت در پایگاه داده
5. تهیه طرح‌های آماری
6. بررسی و تهیه طبقه‌بندی، جداول و معیار‌های مورد نیاز شهرداری
7. بازبینی فنی فرم‌های آماری پرشده و دریافتی از واحدهای تابعه سازمان
8. تهیه گزارشات دوره‌ای (روزانه، هفتگی، ماهیانه و ...) از آمار واصله از واحد‌های تابعه سازمان حاوی پیشرفت کار، تجزیه و تحلیل تحولات و تغییرات زمانی درباره هر یک از موضوعات مورد بررسی
9. تهيه شاخص‌هاي آماري از قبيل سرانه، تراكم به تفكيك مقطع و ...
10. ارائه خدمات آماري مورد نياز سازمان‌هاي اداري، مراكز دانشگاهي، تحقيقاتي وآموزشي وديگر متقاضيان درسطح شهر
11. برگزاری دوره آموزشی در خصوص اهمیت، جایگاه و نقشه راه آمار و اطلاعات
12. انجام ساير اموري كه در حدود وظايف و مسئوليت‌هاي تعيين‌شده از جانب مسئول مافوق ارجاع مي‌گردد.

کنترل پروژه

شرح وظایف:
1. دریافت برنامهها و سیاستهای کلان در زمینه فعالیت‌های اداری، عمرانی، شهرسازی، خدمات شهری و ...
2. دریافت پروژه‌های حوزه‌های مختلف شهرداری و تهیه لیست اولیه پروژه‌ها جهت بررسی در کارگروه‌های تخصصی
3. تصویب برنامه زمانبندی کلی و تفصیلی پروژهها با مدیر طرح و برنامه و ارسال به مدیر دستگاه اجرایی جهت ابلاغ به پیمانکار
4. به روزرسانی برنامه زمانبندی پروژه طبق گزارشات ارسالی از مدیر دستگاه اجرایی پروژه
5. تکمیل، تأیید و تصویب فرم‌های سیستم مدیریت پروژه و اجرایی نمودن آنها
6. مديريت بر حوزههای 12 گانه دانش مديريت پروژه (مديريت يكپارچگي پروژه، مديريت محدوده پروژه، مديريت زمان پروژه، مديريت هزينه پروژه، مديريت كيفيت پروژه، مديريت منابع انساني پروژه، مديريت ارتباطات پروژه، مديريت ريسك پروژه، مديريت تداركات پروژه، مديريت بهداشت حرفه اي پروژه، مديريت دعاوي پروژه و مديريت محيط زيست پروژه)، تا ذخيره‌سازي دانش و عملكرد بدست آمده از اتمام پروژه
7. استفاده و بهرهگيري از تكنيك مهندسي ارزش، مهندسي مجدد فرآيندها و نظام سيستم مديريت كيفيت
8. ‌كنترل رويدادها، مديريت انحرافات و محدوديت‌ها، تصحيح ساختار پروژه در راستاي تحقق اهداف پروژه وتهیه وتنظیم گزارشات دورهای و پیوسته از پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه در قالب گزارشات مدیریتی و گزارشات سه ماهه
9. مشخص نمودن واریانس یا انحراف معیار پروژه با اهداف اولیه برنامه تأیید شده
10. پيادهسازي نظام ارزيابي پروژههاي اجرا شده و ارزيابي، رتبهبندي و انتخاب طراحان، مشاوران و پيمانكاران با صلاحیت و توانمند
11. تشکیل جلسات و کمیته‌های تخصصی به منظور بررسی و حل و فصل به موقع تنگناها و مشکلات اجرایی، ارائه راهکارهای مناسب و رفع گلوگاهها جهت پیشرفت بهتر پروژه یا ارائه راهحلهای جبرانی جهت جلوگیری از تأخیرات وانحرافات پروژه نسبت به برنامه ارائه شده
12. بازدید دوره‌ای از پروژه و کنترل صحت گزارشات دریافتی
13. جمعآوری، ساماندهی، نگهداری سوابق پروژه‌ها و بههنگامسازی کلی آمار واطلاعات پروژه‌ها و تهیه بانکهای اطلاعاتی مربوطه
14. شرکت در جلسات مربوطه و تهیه گزارشات لازم و ارسال به مقام مافوق
15. مستندسازی تجربیات حاصله از پروژه
16. انجام سایر اموری که در حدود وظایف از طرف مافوق ارجاع می گردد.

 

تمام حقوق این پایگاه محفوظ و متعلق به شهرداری نجف آباد می باشد .
نجف آباد - خیابان امام(ره) ٫ ساختمان مرکزی شهرداری _کدپستی:14661_85146
تلفن : 3-03142640041 ارتباطات مردمی:137-سامانه ارسال پیامک:30001360