مدیریت برنامه و بودجه و نوسازی اداری

مدیر برنامه و بودجه و نوسازی اداری

شرح وظایف:
1- تهیه گزارش‌های عملکرد از فعالیتهای سازمان
2- طراحی سیستم ارزیابی عملکرد و نظارت و ارزیابی فعالیتها وبرنامه‌ها
3- پیگیری سیاستگذاری و زمینهسازی جهت اجرای کامل آنها
4- تنظیم چارت سازمانی و تدوین شرح وظایف قسمتهای مختلف
5- تهیه و تدوین ضوابط، روشهای اجرایی، دستورالعملها، فرمها و کلیه مستندات مورد نیاز واحدها و بهبود مستمر آنها
6- مطالعه و برنامه ریزی در جهت استقرار نظامهای مدیریتی در سطوح مختلف شهرداری

7- طراحی نظام جامع آماری شهرداری
8- برنامهریزی و بسترسازی در جهت بروزرسانی و توسعه نظام جامع آماری
9- ایجاد فرهنگ سازمانی در خصوص نقش و اهمیت آمار و اطلاعات در شهرداری
10- برنامه‌ریزی و پیگیری‌های لازم جهت مکانیزه شدن فرآیندها و فعالیتهای شهرداری
11- تجزیه و تحلیل سیستم های سازمانی و ارائه راهکارهای بهبود
12- طراحی سیستم کنترل پروژه و ایجاد زیرساختهای لازم جهت جاری سازی سیستم در سطوح مختلف
13- تدوین خطی مشی، برنامههای بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت
14- طراحی سیستم بازخورد استراتژیک و ارزیابی اهداف و برنامههای شهرداری
15- بررسي توجيه اقتصادي واثربخشي طرحهای حوزههای مختلف شهرداری
16- ارتباط بامراجع و موسسات ذيربط به منظور تبادل آمار و اطلاعات
17- ارزشيابي فعاليتهاي مدیریت به منظور بهبود وافزايش سطح كارايي وبهره وري

ارزیابی عملکرد
شرح وظایف:
1. ايجاد و بروزرساني مدلها، الگوها، شاخص‌ها و فرمهاي ارزيابي عملكرد واحدهای ستادی تابعه، معاونتها و شهرداری مناطق طبق شرح وظايف، برنامهها و مأموريتهاي ابلاغي.
2. بررسی و ارائه دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی مربوط به نظارت و ارزیابی عملکرد
3. تنظيم اهداف، مقاصد و استانداردها در سطوح مختلف شهرداری
4. تعیین نیازمندی‌های سیستم جهت دستیابی به اهداف
5. تهیه و تنظیم برنامه سالانه و میان مدت مربوط به ارزیابی با هدف ارتقاء کیفی فعالیت‌های سازمان
6. اجرای دستورالعمل‌های ارزیابی عملکرد
7. تهیه گزارش تحلیلی و قابل ردیابی از نتایج ارزیابی و ارائه به مدیران ارشد
8. نظارت برحسن اجرای برنامه‌های ارزیابی عملکرد در سازمان
9. انجام مطالعات و تحقیقات لازم در خصوص برنامه‌های ارزیابی عملکرد و شاخص‌های مورد عمل در دستگاه اجرایی و ارائه پیشنهادهای لازم
10. مطالعات و پژوهش در مورد جدیدترین یافتهها در حوزه مدلها و روشهای مدیریت عملکرد
11. آموزش مفاهیم و دستورالعملهای مربوط به سیستم ارزیابی عملکرد به پرسنل
12. پیگیری ایجاد زیرساخت لازم جهت پیادهسازی و اجرای برنامههای مدیریت عملکرد
13. جمعآوری اطلاعات و ارزيابي دورهای واحدهای ستادی تابعه، معاونتها و شهرداری مناطق با هدف رفع موانع، مشكلات و ضعف‌ها، تقويت و كارآمدتر نمودن واحدهاي مذكور
14. ارزيابي مستمر روند اجراي طرحها و برنامه‌هاي مصوب واحد‌هاي مختلف سازمان
15. انجام ممیزی و ارائه گزارش‌هاي لازم به مديران ذيربط
16. انجام ساير اموري كه در حدود وظايف و مسئوليت‌هاي تعيين‌شده از جانب مسئول مافوق ارجاع مي‌گردد.

آمار و اطلاعات

شرح وظایف :
1. برنامه‌ریزي به منظور ایجاد بانک اطلاعاتی آماري جامع، به‌روز و‌ کارآمد شهرداري و سازمان‌هاي وابسته
2. جمع‌آوری و ثبت اطلاعات موجود از کلیه واحد‌ها و بروز نمودن آمار از کلیه امکانات نهادهها، نیاز‌ها و عملکرد‌های سازمان جهت ارائه به مدیریت طرح و برنامه
3. ساماندهي آمارهاي ثبتي مربوط به سطوح مختلف شهرداری
4. اعتبارسنجی آمارهای ارائه شده قبل از ثبت در پایگاه داده
5. تهیه طرح‌های آماری
6. بررسی و تهیه طبقه‌بندی، جداول و معیار‌های مورد نیاز شهرداری
7. بازبینی فنی فرم‌های آماری پرشده و دریافتی از واحدهای تابعه سازمان
8. تهیه گزارشات دوره‌ای (روزانه، هفتگی، ماهیانه و ...) از آمار واصله از واحد‌های تابعه سازمان حاوی پیشرفت کار، تجزیه و تحلیل تحولات و تغییرات زمانی درباره هر یک از موضوعات مورد بررسی
9. تهيه شاخص‌هاي آماري از قبيل سرانه، تراكم به تفكيك مقطع و ...
10. ارائه خدمات آماري مورد نياز سازمان‌هاي اداري، مراكز دانشگاهي، تحقيقاتي وآموزشي وديگر متقاضيان درسطح شهر
11. برگزاری دوره آموزشی در خصوص اهمیت، جایگاه و نقشه راه آمار و اطلاعات
12. انجام ساير اموري كه در حدود وظايف و مسئوليت‌هاي تعيين‌شده از جانب مسئول مافوق ارجاع مي‌گردد.

کنترل پروژه

شرح وظایف:
1. دریافت برنامهها و سیاستهای کلان در زمینه فعالیت‌های اداری، عمرانی، شهرسازی، خدمات شهری و ...
2. دریافت پروژه‌های حوزه‌های مختلف شهرداری و تهیه لیست اولیه پروژه‌ها جهت بررسی در کارگروه‌های تخصصی
3. تصویب برنامه زمانبندی کلی و تفصیلی پروژهها با مدیر طرح و برنامه و ارسال به مدیر دستگاه اجرایی جهت ابلاغ به پیمانکار
4. به روزرسانی برنامه زمانبندی پروژه طبق گزارشات ارسالی از مدیر دستگاه اجرایی پروژه
5. تکمیل، تأیید و تصویب فرم‌های سیستم مدیریت پروژه و اجرایی نمودن آنها
6. مديريت بر حوزههای 12 گانه دانش مديريت پروژه (مديريت يكپارچگي پروژه، مديريت محدوده پروژه، مديريت زمان پروژه، مديريت هزينه پروژه، مديريت كيفيت پروژه، مديريت منابع انساني پروژه، مديريت ارتباطات پروژه، مديريت ريسك پروژه، مديريت تداركات پروژه، مديريت بهداشت حرفه اي پروژه، مديريت دعاوي پروژه و مديريت محيط زيست پروژه)، تا ذخيره‌سازي دانش و عملكرد بدست آمده از اتمام پروژه
7. استفاده و بهرهگيري از تكنيك مهندسي ارزش، مهندسي مجدد فرآيندها و نظام سيستم مديريت كيفيت
8. ‌كنترل رويدادها، مديريت انحرافات و محدوديت‌ها، تصحيح ساختار پروژه در راستاي تحقق اهداف پروژه وتهیه وتنظیم گزارشات دورهای و پیوسته از پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه در قالب گزارشات مدیریتی و گزارشات سه ماهه
9. مشخص نمودن واریانس یا انحراف معیار پروژه با اهداف اولیه برنامه تأیید شده
10. پيادهسازي نظام ارزيابي پروژههاي اجرا شده و ارزيابي، رتبهبندي و انتخاب طراحان، مشاوران و پيمانكاران با صلاحیت و توانمند
11. تشکیل جلسات و کمیته‌های تخصصی به منظور بررسی و حل و فصل به موقع تنگناها و مشکلات اجرایی، ارائه راهکارهای مناسب و رفع گلوگاهها جهت پیشرفت بهتر پروژه یا ارائه راهحلهای جبرانی جهت جلوگیری از تأخیرات وانحرافات پروژه نسبت به برنامه ارائه شده
12. بازدید دوره‌ای از پروژه و کنترل صحت گزارشات دریافتی
13. جمعآوری، ساماندهی، نگهداری سوابق پروژه‌ها و بههنگامسازی کلی آمار واطلاعات پروژه‌ها و تهیه بانکهای اطلاعاتی مربوطه
14. شرکت در جلسات مربوطه و تهیه گزارشات لازم و ارسال به مقام مافوق
15. مستندسازی تجربیات حاصله از پروژه
16. انجام سایر اموری که در حدود وظایف از طرف مافوق ارجاع می گردد.